1.2 Informacijski sistem

Infvormacijski sistem - poslovni informacijski sistem

Informacijski sistem

     Že iz dosedanjega prikaza smo videli, da je informacijski sistem sestavni in neločljivi del vsakega upravljanega in ciljno usmerjenega sistema. Njegova osnovna naloga je permanentno oskrbovanje vseh upravljavskih in odločevalskih ravni v danem tehnološkem ali organizacijskem sistemu z ustreznimi in uporabnimi informacijami [2]. Z razvojem informacijskih sistemov (v nadaljevanju IS) so se spreminjale tudi njegove opredelitve. Tako npr. Gričar (1985) IS definira kot sistem za zagotavljanje zbiranje, hranjenje, obdelovanje in posredovanje podatkov ter njihovo pretvarjanje v informacije, Turk (1987) pa, da je IS organizacijska celota medsebojno povezanih sestavin, ki imajo namen oblikovati informacije ter hraniti podatke. Sriča (1986) IS pojmuje kot organizirani sistem, ki zagotavlja upravljavcem potrebne informacije za odločanje. Še natančnejšo definicijo pa podajata Bajec in Rupnik (2000), in sicer opredeljujeta IS kot množico medsebojno odvisnih komponent (strojna oprema, komunikacijska oprema, programska oprema, ljudje), ki zbirajo, procesirajo, hranijo in porazdeljujejo podatke in s tem podpirajo tako temeljne kot tudi odločitvene procese v organizaciji. Tudi opredelitve iz tuje literature se bistveno ne razlikujejo od teh. Krisper (2006) npr. IS opredeljuje kot posebno vrsto delovnega sistema, ki uporablja IKT za zajem, prenos, shranjevanje, iskanje, obdelavo ali prikazovanje informacij za podporo enemu ali več delovnim sistemom. Ralston (1996) v svoji definiciji dobro povzema raznolike opredelitve in različne pristope k proučevanju IS. Njegova definicija, ki je ena izmed najbolj citiranih pa tudi univerzalno uporabljenih, opredeljuje IS kot celoto ljudi, postopkov in naprav, zasnovano za zbiranje, obdelavo, shranjevanje in distribucijo podatkov oz. informacij.

IS označujejo upravljalni (skupek različnih aktivnosti, ki so usmerjene na upravljanje ciljev - značilno za strateško raven odločanja o ciljih), poslovni (proces logično povezanih, ciljno usmerjenih poslovnih informacij - značilno za taktično raven upravljanja ciljev) in temeljni proces (usmerjen na uresničevanje oz. izvajanje upravljalskih ukrepov (značilno za operativno raven uresničevanja ciljev v praksi) (slika 6).

Značilnosti sodobno organiziranega IS so v osnovi kompleksnost, integriranost, dinamičnost, samoorganiziranost, odprtost in usmerjenost k upravljanju. IS ni monolitna celota. Tvori ga več podsistemov. Na kompleksnost IS vpliva kompleksnost organizacije. Sodobni IS morajo, čeprav so sestavljeni iz več funkcionalnih celot - podsistemov, delovati kot celota; IS mora biti integriran. IS mora biti dinamičen in prilagodljiv ter se kot takšen mora prilagajati spremembam v procesih organizacije in spremembam v okolju. Iz zahteve po dinamičnosti izhaja tudi zahteva po samoorganiziranosti - raznim vplivom in spremembam se mora prilagajati tako, da se sam (re)organizira. Relativno izoliranost in odprtost lahko označimo kot lastnost, da je sistem izoliran od okolja, vendar hkrati z njim tudi povezan na vseh ključnih področjih. Motnje iz okolja ne smejo vplivati negativno na kakovost IS, kljub temu pa mora biti zadoščeno zahtevi po odprtosti, ki se izraža v informacijskih povezavah med organizacijo in okoljem.

Kakovosten informacijski proces mora omogočiti pretvorbo podatkov v informacije ter odpravljati informacijsko asimetrijo oz. zagotavljati vsem uporabnikom (posebno upravljalcem) relevantne in pravočasne informacije, ki jih potrebujejo pri svojem delu. Posamezne aktivnosti, ki potekajo v sklopu informacijskega procesa, lahko povzamemo na naslednji način (Vintar, 2007) [2]:

  • zajem podatkov,
  • prenos podatkov od mesta pridobivanja do mesta obdelave,
  • obdelava podatkov,
  • prenos od mesta obdelave do mesta uporabe,
  • uporaba podatkov,
  • hramba podatkov po poljubni stopnji obdelave.
IS po njihovi strukturi in dejavnosti lahko delimo na več vrst. Med osnovne vrste IS štejemo:
  • Transakcijske IS (ang. TPS - Transaction Processing System); namenjeni so zajemu in hranjenju podatkov o dnevnih operacijah, imenovanih tudi transakcije, kot npr. sistem za rezervacijo kart, sistem za zajem naročil, sistem za računanje plač, sistem za vodenje računov, sistem za vodenje evidence gradiva v knjižnici itd. V osnovi so v pomoč pri izvajanju in sledenju vsakodnevnih operacij v poslovnem sistemu. So najstarejši IS. Prvi so obstajali že v petdesetih letih, predvsem v računskih centrih večjih podjetij.
  • Upravljalske (poslovodne) IS (ang. MIS - Management Information System); so namenjeni vodstvenim delavcem. Iz TPS jemljejo podatke ter jih oblikujejo (agregirajo) v poročila, ki so v pomoč pri upravljanju organizacije. Pojavili so se tudi zaradi pomanjkljivosti TPS, ki so sicer izboljšali procesiranje transakcij, za upravljanje pa niso dali veliko informacij. Uporabljajo, predvsem v kontrolne namene, včasih so v pomoč tudi pri planiranju in organizaciji dela.
  • Direktorske IS (ang. ESS - Executive Support System) - so poseben primer upravljalskih sistemov. V primerjavi s klasičnimi MIS so bolj interaktivni,  bolj prilagodljivi različnim poslovnim situacijam,  uporabljajo vmesnike, ki so enostavni in primerni za delavce na vodilnih položajih (ti navadno nimajo veliko izkušenj z računalniki) in dajejo poudarek na enostavnih vmesnikih ter učinkoviti predstavitvi podatkov.
  • Odločitvene IS (ang. DSS - Decision Support System) -  so interaktivni sistemi, ki na osnovi podatkov, orodij za njihovo obdelavo ter modelov omogočajo odločevalcem, da se lažje odločajo v situacijah, ki niso predvidene in formalizirane.
  • Ekspertne IS (ang. EIS - Expert Information System) - so sistemi, ki se v določenih situacijah obnašajo kot strokovnjaki oz. eksperti. Za njih je značilno, da so sposobni reševanja problemov, ki sicer zahtevajo ekspertno znanje z nekega področja, da znajo obravnavati nepopolne in nezanesljive podatke, da delujejo na osnovi baze znanja, ki vsebuje znanje, specifično za problemsko domeno, da z obravnavo vhodnih podatkov glede na znanje, zajeto v bazi znanja, predlagajo rešitev oziroma podajo diagnozo problema in da svoje predloge in diagnoze znajo razložiti.

ES sestavljajo trije pomembni moduli: Baza znanja (ang. Knowledge Base), mehanizem sklepanja (ang. Inference Engine) in uporabniški vmesnik (ang. User Interface). Baza znanja vsebuje znanje, ki je specifično za problemsko domeno. Običajno vsebuje preprosta dejstva ter pravila, ki določajo oziroma opisujejo relacije v domeni in metode in različne ideje ter hevristiko za reševanje problemov v domeni. Mehanizem sklepanja je vmesnik, ki zna uporabljati bazo znanja, uporabniški vmesnik pa omogoča preprosto komunikacijo med uporabnikom in sistemom. Skupaj tvorita lupino ES, ki je lahko splošna za več ES (bazo znanja ES poljubno zamenjamo, lupina pa ostaja ista).

  • Sisteme za avtomatizacijo pisarniškega poslovanja (ang. OAS - Office Automation System) - vsebujejo orodja za podporo osnovnemu pisarniškim aktivnostim, kot npr. izdelava raznih izračunov (TPS), urejanje dokumentov, organizacija sestankov, nadzor nad pisarniškim poslovanjem ipd. Zajemajo širok spekter orodij (preglednice, urejevalniki besedil, orodja za pripravo predstavitev, komunikacijski sistemi, kot npr. telekonferenčni sistemi, sporočilni sistemi, sistemi za podporo skupinskemu delu, sistemi za upravljanje z znanjem itd.) 
  • Sisteme za podporo delovnim procesom (ang. WfS - Workflow Management System) - je sistem, kjer so definirani, krmiljeni, izvajani in nadzorovani delovni procesi ali deli delovnih procesov z uporabo informacijske tehnologije, pri čemer je zaporedje izvajanja aktivnosti v celoti definirano z logičnim zapisom delovnih procesov, ki ga razume ta sistem. Upravljanje delovnih procesov zajema: definiranje, krmiljenje, izvajanje in nadzorovanje.

Po obsegu zajemanja podatkov so IS lahko:

  • splošni, če ustvarjajo široko strukturo uporabniških baz podatkov,
  • posebni, če zajemajo specializirane baze podatkov s posameznega strokovnega in znanstvenega področja in
  • ekspertni, če vsebujejo ekspertne baze podatkov, zgrajene na podlagi umetne inteligence.

Glede na dostopnost do podatkov (informacij, znanja) delimo IS na:

  • odprte, če so dostopni vsem brez izjeme,
  • delno odprte, če so dostopni »z zadržkom« in
  • zaprte, če niso dostopni vsem, temveč le izbranim posameznikom.

Z vidika uporabnika IS razlikujemo:

  • organizacijski IS - nanaša se na organizacijo kot celoto in predstavlja njen centralni mehanizem delovanja,
  • osebni IS - vzpostavi si ga lahko posamezen član organizacije, kot npr. urejanje pošte, izdelovanje preglednic, uporabo baz podatkov itd.,
  • medorganizacijski IS - v zadnjih letih postaja vse pomembnejši, saj ga v sodelovanju vzpostavi več organizacij; kot primer z vidika zdravstva so to povezave z dobavitelji, ustanoviteljem, financerjem itd.

Ne glede na številne različne vidike preučevanja in opredeljevanja je cilje IS mogoče relativno enostavno povzeti. Vsak naj bi namreč nudil kakovostno podporo poslovanju, vodenju in sprejemanju odločitev. V luči slednjega morajo biti zasnovane in usklajene tudi vse sestavine ter aktivnosti, ki se izvajajo znotraj danega IS (slika 7) [2].

Model IS poudarja tri glavne sestavine (slika 8): tehniko, tehnologijo in ljudi kot resurse, ki so potrebni  za izvedbo aktivnosti IS, t.j. zajemanja podatkov in njihovega preoblikovanja v informacije v skladu z metodami in načini razvijanja ter delovanja IS.

IS uporablja ljudi (nag. Lifeware) za izvedbo aktivnosti zajemanja oz. vnosa, obdelave, izhoda, pomnjenja in nadzora, ki preoblikujejo podatke v informacije; ljudje so potrebni pri izvajanju aktivnosti informacijskih procesov. Ta resurs obsega na eni strani informacijske in računalniške strokovnjake ter uporabnike na drugi strani. Informacijski in računalniški strokovnjaki so ljudje, ki razvijajo in izvajajo informacijski proces, kot npr. sistemski analitiki, programerji, računalniški operaterji in drugo vodstveno, tehnično in administrativno osebje. Uporabniki oz. končni uporabniki so ljudje, ki uporabljajo IS oz. informacije , ki jih ta zagotavlja.

Informacijska tehnologija in informacijska tehnika označujeta programsko opremo (ang. Software - SW) in strojno opremo (ang. Hardware - HW), ki se uporablja za podporo delovanju informacijskega sistema. Informacijska tehnika - strojna oprema (slika 9) se nanaša na naprave in drugo fizično opremo (delovne postaje, strežniki, tiskalniki, omrežje, UPS ipd.), informacijsko tehnologijo - programsko opremo pa predstavljajo računalniški programi, ki sprejemajo vhodne podatke in vodijo delo strojne opreme (sistemska programsko opremo in uporabniška  programska oprema).

Podatki (ang. Dataware), ki so po navadi zajeti in shranjeni na papir, magnetne, optične, filmske in elektronske medije, predstavljajo pomemben vir za posameznika in organizacijo. Obstaja vsaj šest glavnih skupin podatkov, in sicer:

  • tradicionalni alfanumerični podatki; obsegajo številke in črke ter posebne znake, ki opisujejo dogodke in entitete,
  • tekstovni podatki; obsegajo stavke in odstavke, ki se uporabljajo v pisni komunikaciji,
  • slikovni podatki (npr. grafičen oblike in slike),
  • zvočni podatki (človeški glas in drugi zvoki),
  • podatki, generirani z materiali, občutljivimi na dotik in senzorski podatki; zagotovljeni so z paleto senzorjev, uporabljenih pri kontroli fizičnih procesov.
Informacije predstavljajo osnovni razlog obstoja vseh informacijskih resursov in aktivnosti - IS in njegovega procesa. Informacije je potrebno zagotoviti uporabnikom v najrazličnejših oblikah, kot npr. vidnih, zvočnih, poročil na papirju itd.

Oglejmo si še kratko predstavitev zgodovinskega razvoja z računalniki podprtih IS:

  • Prvi pristopi (1950-1960) so temeljili na uporabi zgodnjih računalniških sistemov (uporaba kartic, luknjanega traku in pozneje magnetnih diskov) v obdelavi podatkov, t.i. sistemi za avtomatsko obdelavo podatkov - AOP (obdelava transakcij, shranjevanje zapisov, tradicionalne računovodske rešitve itd.). Primer v zdravstvu: AOP v transfuzijski službi z dvema velikima skupinama podatkov, in sicer registra krvodajalcev in podatkov o krvnih produktih in derivatih. Naslednji korak v razvoju IS so bili računalniško podprti sistemi za poročanje vodstvu (1960-1970) - imenovani tudi upravljalni (poslovni) IS (MIS). Namenjeni so bili vodstvenim delavcem. Iz sistemov za AOP in poznejših TPS so jemali podatke ter jih oblikovali v poročila, ki so bila v pomoč vodstvenim delavcem pri upravljanju organizacije. Pojavili so se tudi zaradi pomanjkljivosti AOP sistemov, ki so sicer izboljšali procesiranje transakcij, za upravljanje pa niso dali veliko informacij. Še sedaj se uporabljajo in to predvsem v kontrolne namene, v planiranju, organizaciji dela itd.
  • Nadaljnji razvoj IS je bil usmerjen v podporo odločanja (1970-1980), to je sistemom za podporo odločanja - DSS. Kot smo že povedali so to interaktivni sistemi, ki na osnovi podatkov, orodij za njihovo obdelavo ter modelov omogočajo odločevalcem, da se lažje odločajo v situacijah, ki niso predvidene in formalizirane. Odločevalcem omogočajo uporabiti podatke in modele za rešitev slabo strukturiranih, polstrukturiranih ali nestrukturiranih problemov. Seveda taki odločitveni sistemi ne nadomeščajo človeškega odločanja, temveč služijo le kot pripomoček pri odločanju. Uporabni so v položajih, ko je količina virov informacij prevelika za intuicijo odločevalca, ter pri odločitvah, kjer sta potrebna natančnost in optimalnost. 
  • V obdobju 1980 - 1990 so se razvili IS za strateško in uporabniško podporo - podpora končnih uporabnikov (sem štejemo že opisane direktorske IS (DSS), ekspertne IS (EIS) in ekspertne sisteme na sploh ES) in strateški informacijski sistemi (SIS).
  • Največji razmah in napredek so IS dobili z razvojem Interneta in e-poslovanja (1990 - ). Intenzivni razvoj IS je mogoče pripisati prav razvoju interneta, javnega omrežja, ki omogoča vključevanje velikega števila uporabnikov. Internet je omogočil vključevanje in medsebojno povezovanje vseh gospodarskih subjektov - posameznikov oziroma potrošnikov, podjetij vseh velikosti in države oziroma državne uprave.

     Če zaokrožimo našo analizo in krajši prikaz IS, lahko povzamemo, da je IS celota sestavin, ki zagotavljajo podatke in informacije, ter povezave med temi sestavinami v organizaciji in njenem okolju. Ljudje z uporabo IKT pridobivajo in posredujejo podatke, da si z njimi oblikujejo informacije v zvezi s procesi. V ta namen rabijo IKT kot sredstvo za obvladovanje podatkov, prek katerih obvladujejo procese. Podatki nastajajo v procesih. Na njihovi osnovi si ljudje lahko ustvarijo informacije o problemih v zvezi s stanjem in delovanjem procesov ter se ustrezno odločajo. Nastajajo podatki o sprejetih odločitvah, ki vstopajo v procese kot informacije (nalogi) za sprožanje in krmiljenje procesov. IKT je posrednik med ljudmi in procesi. Omogoča, da so uporabni podatki pri ljudeh in v procesih ob pravem času in v taki obliki, da jih je mogoče uporabiti s čim manj dodatnega dela.[8]

Informacijski proces ima, kot je že bilo rečeno, v nekaterih dejavnostih še izrazito pomembno vlogo. Zdravstvo je ena izmed takšnih dejavnosti, v katerih imajo IKT oz. natančneje IS izrazito dualno funkcijo. Analiza vrednostne verige v zdravstvenem sistemu kaže, da zdravstveni IS predstavlja pomemben del infrastrukture, saj na eni strani neposredno podpira upravljalski proces (upravljanje kliničnih in finančnih vidikov poslovanja), na drugi strani pa izvedbo temeljnega (kliničnega) procesa (spremljanje in preventiva, diagnosticiranje, priprava, zdravniško posredovanje, okrevanje / rehabilitacija, nadzor / ukrepanje). Funkcija informacijskega procesa v zdravstvenem sistemu je tako pomembna, da kakovostna izvedba upravljavskega in temeljnega - kliničnega procesa brez informacijske podpore pogosto sploh ni mogoča oz. je zelo otežena.

 

Poslovni informacijski sistem

V uporabnem smislu, so najpogostejši IS, poslovni informacijski sistemi (PIS), katerih karakteristika je, da so to sistemi, v katerih nastajajo, se shranjujejo in pretakajo poslovne informacije. Sodobni poslovno informacijski sistem predstavlja celovite rešitve, ki podjetju ali organizaciji zagotovijo konkurenčno odzivnost in povezovanje z kupci in dobavitelji ter poslovnimi partnerji. Za PIS je značilno, da nudi integracijo podatkov in procesov podjetja ali organizacije v enoten sistem. Pomembnejše in karakteristične vloge PIS v poslovnem sistemu oz. podjetju so:

  • podpora konkurenčni prednosti,
  • podpora odločanja in
  • podpora poslovnih aktivnosti. 

V osnovi ima PIS vse karakteristike IS s tem, da v osnovi združuje vse strukturne elemente poslovnega sistema in njihove specialne IS v  informacijsko aktivno celoto (slika 10).  Različni avtorji navajajo zelo podobne definicije PIS, ki jih povzemamo v naslednjo: PIS  je v vsebinskem pomenu sistem, ki zagotavlja zbiranje, hranjenje, obdelovanje in posredovanje podatkov ter njihovo pretvarjanje v informacije. Je vez med izvajalnim in upravljalnim sistemom, ki zagotavlja prenašanje informacij za izvajanje do izvajalcev nalog in informacije o skladnosti izvedenega z načrtovanim do upravljalcev poslovnega sistema.  

Poslovni informacijski sistem obsega naslednje značilnosti, po katerih se razlikuje od ostalih družbenih sistemov:

  • izid poslovnega informacijskega sistema so informacije kot pomembna poslovna prvina,
  • sestavine poslovnega informacijskega sistema pogojujejo temeljne značilnosti poslovnega informacijskega sistema,
  • v okviru poslovnega informacijskega sistema se odvija značilni informacijski proces, ki ga lahko celovito obravnavamo le v okviru procesnega pojmovanja poslovnega sistema (Natek, 1990).

Bolnišnični informacijski sistem je primer PIS za področje zdravstva (slika 11).

Ikona poučevalne enote Album slik
Teorija_sis6.jpg<>Slika 6. Značilni procesi informacijskega sistema Teorija_sis7.jpg<>Slika 7. Informacijski sistem - področja dela Teorija_sis8.jpg<>Slika 8. Model sestavin informacijskega sistema Teorija_sis9.jpg<>Slika 9. Strojna oprema in uporabniki informacijskega sistema Teorija_sis10.jpg<>Slika 10. Poslovni informacijski sistem - funkcijski vidiki členitve
Teorija_sis11.jpg<>Slika 11. Primer bolnišničnega informacijskega sistema BIRPIS 21









Ikona poučevalne enote Za boljše razumevanje in širitev znanja
  1. Poslovno informacijski sistem za socialno-varstvene zavode: http://www.domovi.si/ponudba_d.php?p=1&v=1
  2. Uvedba informacijskega sistema in e-poslovanje na primarni zdravstveni ravni: http://www.fm-kp.si/zalozba/ISBN/961-6486-07-1/117-123.pdf
  3. Gradnja celovitega informacijskega sistema zdravstvene ustanove: file:///C:/Users/Ivan/Downloads/gradnja-celovitega-informacijskega-sistema-zdravstvene-ustanove-dcb%20(1).pdf
  4. ProLIS - Lekarniški informacijski sistem: http://www.pronet-kr.si/Produkti/Lekarnisko-poslovanje.aspx
  5. Informacijski sistemi: http://users.volja.net/bojanperic/informacijski%20sistemi-zapiski.doc

Ikona poučevalne enote Pojmi, ki si jih velja zapomniti:
  • Informacijski sistem (IS),
  • upravljalni, poslovni in temeljni proces IS,
  • informacijska asimetrija,
  • transakcijski IS (TPS),
  • upravljalski IS (MIS),
  • direktorski IS (ESS),
  • odločitveni IS (DSS),
  • ekspertni IS (EIS),
  • baza znanja, mehanizmi sklepanja in uporabniški vmesnik ekspertnega sistema,
  • IS za avtomatizacijo pisarniškega poslovanja (AIS),
  • IS za podporo delovnim procesom (WfS),
  • odprti, delno odprti in zaprti IS,
  • organizacijski, osebni in medorganizacijski IS,
  • Lifeware,Software, Hardware, Dataware,
  • poslovni informacijski sistem (PIS),
  • BIRPIS 21.

RAZMISLI - ODGOVORI - OPRAVI
  1. Definirajte informacijski sistem (IS).
  2. Skicirajte model, ki kaže značilne procese IS.
  3. Naštejte in opišite posamezne aktivnosti, ki potekajo v sklopu informacijskega procesa.
  4. Kaj je značilnost transakcijskih IS (TPS)?
  5. Kaj je značilnost upravljalskih IS (MIS)?
  6. Kaj je značilnost direktorskih IS (ESS)?
  7. Kaj je značilnost odločitvenih IS (DSS)?
  8. Kaj je značilnost ekspertnih IS (ESS)?
  9. Ekspertni sistem sestavljajo trije pomembni moduli. Opredelite jih!
  10. Kaj je značilnost IS za avtomatizacijo pisarniškega poslovanja (OAS)?
  11. Kaj je značilnost IS za podporo delovnim procesom (WfS)?
  12. Kako delimo IS po obsegu zajemanja podatkov?
  13. Kaj pomeni odprti, delno odprti in zaprti IS?
  14. Katere IS razlikujemo z vidika uporabnikov?
  15. Skicirajte in razložite model sestavin informacijskega sistema!
  16. Opišite zgodovinski razvoj IS.
  17. Kakšna je razlika med IS in poslovnim informacijskim sistemom (PIS)?
  18. Na primeru bolnišnice (bolnišnični IS) razložite funkcijske vidike členitve PIS.
  19. Kaj je BIRPIS 21? Oglejte si spletno stran ponudnika in opišite posamezne module tega PIS.
« Predhodni | Naprej »