O pojmu sistem in značilnosti sistemov

Pojem »sistem« se v zadnjem času vse pogosteje uporablja v različnih situacijah in vsebinskih kontekstih. Pri tem pogosto nista povsem jasna ne njegov pomen, ne njegova struktura. Slednje je tudi glavni razlog za nastanek številnih različnih opredelitev, ki poskušajo raztolmačiti smisel tega koncepta. Oglejmo si nekatere [2] [1]:

Če povzamemo različne razlage oz. definicije pojma »sistem«, ga lahko opredelimo kot celoto, sestavljeno iz soodvisnih in interaktivnih elementov, ki je zasnovana za doseganje določenega cilja [2].

Pri obravnavi sistemov nas zanima (slika 1):

Kot smo že videli (1. del učbenika, poglavje Osnove teorije sistemov), lahko sisteme razvrstimo po določenih kriterijih, najpogosteje po sestavnih elementih, značilnostih njihovega obnašanja, kompleksnosti njihove strukture itd. in tako dobimo najpogostejše zvrsti sistemov, kot so: naravni in umetni, abstraktni in realni, odprti in zaprti, deterministični in stohastični, enostavni in sestavljeni, statični in dinamični, z in brez povratne zveze, socialni, tehnični in družbeni sistemi itd. Kot težki videti, se določeni sistemi po določenih vsebinskih vidikih in parametrih klasifikacije delno tudi prekrivajo. Dober primer je prav informacijski sistem, ki zaradi svojih značilnosti in strukture sodi hkrati med dinamične, tehnične in socialne sisteme.

Organizacija kot sistem

Za opredelitev organizacije kot sistema obstaja vrsta različnih definicij, večina pa jo pojmuje kot dinamičen, odprt in usklajen sistem , ki deluje v nekem času in prostoru. Ima določeno strukturo (zamisel, namen, poslanstvo, vizijo) in opredeljene metode za doseganje ciljev, ki ostajajo v okviru hevrističnih odločitev. Delovanje organizacije kot sistema povezujemo z informacijskimi procesi, ki vhodni tok podatkov (materiala, energije) usmerjajo v izhodni tok informacij (rezultatov, učinkov) na medsebojno povezan način (slika 2). Gre za vezi, ki so lahko neposredne (med posameznimi deli sistema), posredne (s pomočjo vmesnih členov med posameznimi deli sistema), splošne (skupne za vse sodelujoče v sistemu) in posebne (značilne za uporabo na nekem ožjem strokovnem in znanstvenem področju). Skupek vezi med posameznimi deli sistema ustvarja organizacijsko strukturo sistema [6].

Vložki organizacije (slika 2) so lahko surovine, reprodukcijski material, kadri z ustreznimi kompetencami, denar, energija, informacije, ipd. Ti vložki se nato oplemenitijo v različnih oblikah in fazah procesa preoblikovanja (transformiranja) iz ene kvalitete v novo, drugo, višjo kvaliteto, kar privede do izložkov, ki izpolnjujejo najrazličnejše zahteve čedalje bolj zahtevnega tržišča oz. hitro spreminjajočega se okolja. V procesih preoblikovanja upravljamo z različnimi resursi: tehničnimi, informacijskimi, kadrovskimi, kar je domena menedžmenta, ki se mora pri tem posluževati vedenj in znanj iz najrazličnejših disciplin, kot so npr. organizacija, ekonomija, sociologija, psihologija, itd. seveda z upoštevanjem določenih tehnično-tehnoloških danosti in tendenc nenehnih inoviranj delovnih procesov v najširšem smislu besede. Izložki so lahko novi proizvodi, opravljene storitve, kadri z novimi izkušnjami, nove informacije, dobiček, izguba, zadovoljstvo/nezadovoljstvo delavcev, ipd. Izložki s svojo kvaliteto, količino, obliko, ipd. ponovno vplivajo na vložke v smislu povratnih informacij o sprejetju, obnašanju proizvodov/storitev na trgu. Če sta izdelek ali storitev takšna, kot smo želeli, moramo pri naslednjem ciklusu proces natančno ponoviti, v nasprotnem primeru pa moramo spremeniti ali vložke ali sam proces preoblikovanja, da bi izdelali oz. opravili izdelek oz. storitev v želeni količini in zahtevani kvaliteti.

Da je organizacija živ, dinamičen, v okolje odprt sistem, pomeni, da se organizacija v vseh pojavnih oblikah – kot dejavnik, kot struktura ali kot proces spreminja in prilagaja dani situaciji v notranjem ali v zunanjem okolju, je torej situacijsko pogojena. Biti podjetje kot ena od pojavnih oblik organizacije v interakciji z okoljem pomeni, vplivati na okolje s svojim poslovanjem, s svojim odnosom do specifičnih zahtev in vrst okolja. Dejavniki turbulentnega okolja so lahko: konkurenca, politične akcije, novi proizvodi na tržišču, sprememba okusa potrošnikov, itd., kar igra zelo pomembno vlogo pri obnašanju organizacije. Vplivanje in odzivanje na okolje je torej poglavitna lastnost organizacije kot živega, dinamičnega sistema. Tako obnašanje organizacije je mogoče na podlagi povratne informacije, ki je najpomembnejša sestavina organizacijskih sistemov. Na temelju teh informacij se podjetje prilagodi dejanskemu stanju okolja, s sprejemanjem adekvatnih odločitev. Varovalka v smislu povratnih informacij mora biti vgrajena v vse podsisteme, da bi lahko pravočasno opazili deviacije funkcioniranja sistema ali določenega podsistema.

Posvetimo se še osnovni opredelitvi poslovnega procesa (slika 2): poslovni proces je opredeljen kot skupek logično povezanih izvajalskih in nadzornih postopkov ter aktivnosti, katerih posledica oziroma izid je načrtovani izdelek ali storitev. Čeprav vemo, da proces predstavlja sleherna aktivnost v podjetju ali zunaj njega, so za organizacijo pomembne predvsem tiste aktivnosti, ki na kakršen koli način prispevajo k dodani vrednosti končnih proizvodov ali opravljeni storitvi.

Iz slike 3 je razvidno, da v organizaciji (poslovnem sistemu) obstajajo: temeljni transformacijski proces (proces preoblikovanja vhodov v izhode s pripadajočo interno logistiko v funkciji dodajanja uporabne vrednosti), podporni in pripravljalni procesi, kjer so vključene: razvojno-plansko-pripravljalna funkcija, logistična funkciji transport in skladiščenje, kontrolna in vzdrževalna funkcija. Ne nazadnje pa v poslovni sistem spadajo še zelo pomembni skupni in splošni procesi, ki bi jih lahko imenovali upravljalski procesi. Sem spadajo procesi zagotavljanja in ravnanja s kadri, nabavno-prodajni procesi, skupni in splošni posli ter strateško-analitična in finančno-računovodska funkcija.

Poslovni sistem

Če problematiko pogledamo nekoliko splošneje, vidimo da se v družbi uresničujejo določeni cilji v različnih organizacijah oz. pravnih oblikah. Najpomembnejša organizacija za uresničevanje ciljev je gotovo poslovni sistem, ki smo že v definiciji povezali s pojmom poslovanje. Poslovanje v najširšem pomenu besede pomeni nakupovanje začetnih oblik sredstev v obliki stvari, preskrbo zaposlenih, proizvajanje in prodajanje učinkov, opravljanje storitev ali prodajanje blaga, seveda v odvisnosti od dejavnosti, s katero se ukvarja poslovni sistem. Dejavnost, s katero se ukvarja poslovni sistem oziroma predmet njegovega poslovanja, je v osnovi [8]:

1. proizvajanje in prodajanje proizvodov (proizvajalni poslovni sistem),
2. nakupovanje in prodajanje blaga (trgovski poslovni sistem),
3. opravljanje in prodajanje storitev (storitveni poslovni sistem).

Pojem poslovni sistem je seveda širši od pojma podjetje. Glede na področje delovanja poznamo dve vrsti poslovnih sistemov - podjetja in zavode. Zavodi so tiste organizacije, ki delujejo na področju negospodarstva (npr. izobraževanje, znanost, kultura, zdravstvo, socialno varstvo). Cilj delovanja zavodov je zadovoljevanje širših družbenih potreb in ne doseganje dobička. Podjetja[1] so na gospodarskem področju delujoče organizacije (na primer industrija, kmetijstvo, gradbeništvo, turizem, obrt, promet in zveze itd.), ki poslujejo v razmerah tveganja, pri čemer sta zanje bistvenega pomena dobiček in lastna skrb za obstoj in razvoj.

Vsem poslovnim sistemom je skupno to, da jih organizirajo in vodijo ljudje, da njihovega delovanja in obnašanja v prihodnosti ni mogoče natančno določiti, saj so izpostavljeni nenehnim vplivom okolja in so sestavljeni iz več podsistemov. 

      Poslovni sistem v osnovi sestoji iz treh podsistemov in sicer izvajalni, upravljalni ter informacijski podsistem (slika 4). Med posameznimi podsistemi potekajo podatki in informacije, prav tako pa vplivajo v okviru doseganja cilja drug na drugega.

Izvajalni oz. temeljni podsistem je od zunaj najbolj viden podsistem poslovnega sistema, saj se v njegovem okviru odvija poslovni proces. V njem so razvrščene poslovne funkcije, kot so kadrovska funkcija, tehnična, nabavna, proizvodna, prodajna in finančna funkcija (slika 5). [8]. V tem podsistemu se v osnovi izvaja preoblikovanje surovin, energije ali informacij v nov proizvod ali učinek, s katerim poslovni sistem izpolnjuje svoje začrtane cilje. Glavno vlogo znotraj temeljnega procesa imajo ljudje, delovna sredstva in delovni predmeti, ki v sodelovanju in s pomočjo storitev iz okolja omogočajo izvajanje temeljnega procesa.

Upravljalni podsistem je tisti podsistem poslovnega sistema, katerega vsebina sta odločanje o vseh tistih dejavnostih, ki jih vsebuje na zunaj viden poslovni proces, in njihovo usklajevanje. Usmerjanje in usklajevanje sta sestavna dela štirih upravljalnih funkcij: načrtovanja, organiziranja, vodenja in nadziranja.

Upravljanje podjetja se lahko loči na dva dela. Prvi del obsega družbeno-ekonomsko stran upravljanja in drugi del poslovno-organizacijsko stran upravljanja. Prvi del je usmerjevalno upravljanje, povezano z lastništvom, drugi del pa je uravnavajoče upravljanje in pripada tistim, ki se ukvarjajo s poslovodstvom. Z izrazom poslovodje so mišljene osebe, ki so pooblaščene, da vodijo posle poslovnega sistema (v slovenski strokovni literaturi se za te osebe velikokrat uporablja tudi izraz ravnatelji, menedžerji in podobno).

V tržnem načinu gospodarjenja je temeljni cilj gospodarjenja podjetij donosnost kapitala. Poleg temeljnega cilja so seveda pomembni še drugi cilji, kot npr. zadovoljno poslovanje s čim manjšim tveganjem in v okviru predvidenih rezultatov, povečanje prihodkov, večanje tržnega deleža, dolgoročen obstoj podjetja, družbena odgovornost do zaposlovanja ljudi in varstva okolja [8].

Najpomembnejša dejavnost informacijskega podsistema je spremljanje poslovanja in ugotavljanje rezultatov poslovanja podjetja. Upravljalne in izvajalne funkcije lahko smotrno in tekoče delujejo le takrat, kadar je na voljo dovolj informacij. Kot smo že v samem uvodu v informatiko povedali, je potrebno pri tem razlikovati med pojmoma podatek in informacija. Podatki nimajo sporočilne vrednosti, informacije pa imajo vsebino in koristijo kot podlaga za odločanje. Tako kvantitativne kot tudi nekvantitativne informacije so pomembne za upravljanje podjetja. Večino kvantitativnih (številčnih) informacij upravljalci poslovnega sistema dobijo iz informacijskega podsistema. Dobra informacija mora biti:

Informacijski podsistem ima štiri funkcije:

Več o tem, v nadaljevanju.

[1] Podjetje je zaokrožena organizacija, ki se ukvarja s poslovanjem z gospodarskimi pridobitnimi cilji na področju proizvajanja, trgovanja ali opravljanja storitev, ki posluje v razmerah tveganja in prodaja na trgu po tamkajšnjih zakonitostih; zanj je pomemben dobiček; glede na pravne oblike razlikujemo gospodarske družbe in samostojnega podjetnika posameznika." (Turk, 2000, 454)